Portefeuillehouder

I. Duursma-Wigger

Rapportagedatum

1 januari 2023

Op 26 januari 2022 heeft de raad een besluit genomen over de huisvesting Burgerweeshuis op basis van de onderzoeken naar fasering op de alternatieve locaties (4advies) en naar de businesscase/ exploitatie van een toekomstbestendig poppodium (Berenschot). In opdracht van de raad zijn twee scenario’s onderzocht, in samenwerking met Burgerweeshuis: verbouwing van de huidige locatie of vestiging op een alternatieve locatie. Voor het scenario van een alternatieve locatie heeft de raad gevraagd om de mogelijkheden van fasering te onderzoeken en om ter afronding van de initiatieffase één voorkeursscenario voor te leggen. In het raadsvoorstel waarover op 26 januari jl. is besloten is het scenario ‘In één keer over’ naar de Sint Olafstraat 5 als voorkeursscenario voorgelegd.  

De raad heeft het college opgedragen het huisvestingsproject Burgerweeshuis aan te merken als groot project zoals bedoeld in de Leidraad Grote Projecten (Voorjaarsnota 2021, motie 10b.1). Conform raadsbesluit en leidraad is het project overgegaan naar de Verkenningsfase met als doel projectresultaat najaar 2022 een raadsbesluit over het verfijningsonderzoek naar de voorkeurslocatie (incl. risico’s en beheersmaatregelen, vastgoed investering/ exploitatie en businesscase/ exploitatie BWH).   

Binnen de Verkenningsfase onderscheiden we, conform de Evaluatie Leidraad Grote Projecten, de Definitie-, Ontwerp- (VO en DO) en Voorbereidingsfase. Met dit raadsbesluit wordt de Definitiefase afgerond. Bij een ‘GO’ besluit gaat het project over naar de Ontwerpfase, waarover de raad besluit.  

Het raadsbesluit van 26 januari 2022 is gegaan over het voorstel van het college om:  

• De initiatieffase af te ronden op basis van het Initiatiefdocument huisvesting Burgerweeshuis  
• Het college opdracht te geven de Verkenningsfase te starten voor de Sint Olafstraat 5 op basis van het scenario ‘in een keer over’  
• Een aanvullend voorbereidingskrediet van € 150.000 beschikbaar te stellen voor het verfijningsonderzoek en dit te dekken uit de gereserveerde € 4 miljoen voor de huisvesting van het Burgerweeshuis  
• Het project te laten vallen onder de Leidraad Grote Projecten  

Het project dat zich richt op de definitiefase, is in Q1 2022 van start gegaan conform het raadsbesluit van 26 januari 2022 (2021-149). Bij dit besluit is een motie aangenomen, waarin de raad heeft gevraagd naar een startsessie om input te kunnen geven op de verkenningsfase. Voor deze startsessie die op 2 maart jl. heeft plaatsgevonden, heeft het college een raadsmededeling en het plan van aanpak voor de definitiefase aan de raad aangeboden. In deze startsessie is een toelichting gegeven op o.a. projectfasering, risico’s en beheersmaatregelen en op het verfijningsonderzoek. De raad heeft haar wensen, ideeën en suggesties meegegeven.  

Achtergrond  
De aanleiding voor het onderzoek naar een toekomstscenario voor Burgerweeshuis komt voort uit twee invalshoeken: cultuur en vastgoed. Het nadenken over de toekomst van deze culturele instelling is het afgelopen decennium een doorgaand proces geweest. Burgerweeshuis is sinds 1984 als jongerencentrum gevestigd aan de Bagijnenstraat en wordt sinds 1994 gebruikt als toonaangevend poppodium dat jaarlijks circa 70.000 bezoekers trekt. Burgerweeshuis vormt als poppodium  een belangrijke schakel in de keten popmuziek in Landsdeel Oost en is onderdeel van het Convenant van Basis tot Booster. Het gemeentelijk pand (en de huurovereenkomst) is echter niet meegegroeid met de bedrijfssituatie. De programmering en activiteiten die Burgerweeshuis uitvoert zijn niet meer passend in en op de huidige locatie. Dit heeft geleid tot geluidsoverlast en onrust bij omwonenden van Burgerweeshuis. De geluidsoverlast speelt al langer; in 2021 is aan Burgerweeshuis naar aanleiding van geluidsmetingen een last onder dwangsom opgelegd. Hierdoor heeft Burgerweeshuis noodzakelijk de programmering moeten afschalen. Vanwege de coronamaatregelen waren de activiteiten al op een lager pitje en deels geprogrammeerd in Burgerhaven, waar de coronamaatregelen beter konden worden toegepast.  

Met dit project beoogt het college een volgende stap te zetten in de realisatie van een toekomstbestendig poppodium in de gemeente Deventer.  

Het nieuwe bestuursakkoord (2022-2026)  
In het nieuwe bestuursakkoord is de ambitie voor Burgerweeshuis als volgt verwoord:  
“De Nieuwe Keizer (DNK) en het Burgerweeshuis (BWH) geven we een blijvende toekomst in Deventer. Als de benodigde investeringen en exploitatiebijdragen uit de verkenningsfase niet significant afwijken (buiten uitzonderlijke prijsstijgingen) van de inzichten uit de initiatieffase, realiseren we DNK en het BWH. Voor het BWH wordt in de verkenningsfase ook het medegebruik door derden meegenomen als aandachtspunt voor de exploitatie.”  

Daarom zullen we deze projecten in de besluitvorming in samenhang met elkaar voorbereiden.

Het traject dat zich richt op de definitiefase is gestart vanaf raadsbesluit d.d. 26 januari 2022. Dit raadsbesluit gaat onder andere over de uitkomst van het verfijningsonderzoek voor Sint Olafstraat 5 (incl. risico’s en beheersmaatregelen, vastgoed investering/ exploitatie en businesscase/ exploitatiebegroting BWH) en het benodigd krediet voor de volgende fase. Nadat de onderzoeken waren afgerond is een financiële vertaling door de gemeente gemaakt (kostprijsdekkende huur en dekking).

Op 8 november 2022 heeft B&W de besluitvorming het raadsvoorstel BWH aangeboden aan de gemeenteraad. Dit raadsvoorstel is gelijktijdig met het raadsvoorstel voor De Nieuwe Keizer en het raadsvoorstel om onderzoek te doen naar de haalbaarheid om beide functies onder één dak te brengen ter besluitvorming naar de raad gegaan. De behandeling van het raadvoorstel 2022-513 is gestart en wordt naar verwachting in Q1 2023 afgerond.

Bureau 4advies heeft opdracht gekregen om het verfijningsonderzoek uit te voeren. Daarnaast is opdracht gegeven aan externe bureaus voor o.a. de bouwhistorische verkenning, constructief onderzoek, getekend Programma van Eisen (PvE), installatietechniek en akoestisch onderzoek. Het projectteam met vertegenwoordigers vanuit de gemeente, Burgerweeshuis en BRUT heeft deze onderzoeken begeleid. In Q3 zijn deze onderzoeken afgerond. Daarnaast heeft Burgerweeshuis de businesscase opgeleverd waarop een advies van Berenschot is gekomen op de exploitatiebegroting  

In het projectteam zijn de risico’s van dit project regelmatig gemonitord. Een van de grootste risico’s is het niet kunnen verwerven van het pand Sint Olafstraat 5, waarin Burgerhaven – het pop-up podium van Burgerweeshuis is gevestigd, dat in particulier bezit is. Daarnaast zijn er risico’s verbonden aan de transformatie opgave van het pand (met monumentale waarde) en risico’s gekoppeld aan de ontwikkeling van haveneiland, zoals infrastructuur cq. ontsluiting, parkeren en openbare ruimte, milieuaspecten en wonen (in dit verband de motie van de gemeenteraad over de gemeentelijke ambities t.a.v. wonen). Het expertbureau Building Leisure heeft een onafhankelijke toets uitgevoerd over de verkenningsfase deel 1 van dit project (zie raadsmededeling 2022-1171).

Op 8 november is het raadsvoorstel samen met de stukken ter besluitvorming naar de raad gegaan. Dit ging samen met het raadsvoorstel over het verkennen van het samenvoegen van de functies van De Nieuwe Keizer en Burgerweeshuis onder één dak. Op 14 december jl. heeft een technische sessie plaatsgevonden, waarin 4advies, Berenschot, Building Leisure en de gemeente een toelichting hebben gegeven op de stukken. De raad kon hierover vragen stellen.  

Belangrijkste documenten zijn:

• Verfijningsonderzoek - Programma van Eisen incl. Financiële analyse (rapporten 4advies)
• Businesscase Burgerweeshuis inclusief exploitatiebegroting (BWH)
• Advies over exploitatiebegroting Burgerweeshuis (Berenschot)
• Toets op verkenningsfase Burgerweeshuis (Building Leisure)
• Risicoweergave project Burgerweeshuis (gemeente Deventer)
• Samenvatting Verkenningsfase deel 1 Burgerweeshuis (gemeente Deventer)

In het raadsvoorstel zijn de volgende besluiten aan de raad voorgelegd:

• De Definitiefase (Verkenningsfase, deelfase 1) af te ronden voor het project Burgerweeshuis op basis van de uitkomsten van het verfijningsonderzoek, businesscase Burgerweeshuis, de toetsdocumenten en de risicoanalyse, met als voorkeursvariant 'zaal buiten de hal' en medegebruik van BRUT;
• Een beslissing over het starten van de vervolgfase aan te houden en te bezien in samenhang met het project De Nieuwe Keizer zoals verwoord in raadsvoorstel 2022 (2022-513)
• In te stemmen met de huurverlenging aan Burgerweeshuis van het pand aan de Sint Olafstraat 5 en hiervoor de middelen (jaarlijkse huur van €95.000) beschikbaar te stellen vanuit de gereserveerde gelden voor het project Een toekomstbestendig Burgerweeshuise kwartaal 2022  

Behoeft aandacht

Vraagt aandacht. Zie bij financiën, risico’s en planning.

Behoeft aandacht

Voor dit project is bij raadsbesluit een voorbereidingskrediet beschikbaar gesteld van €150.000.  

In Q4 is het budget overschreden met circa €40.000, onder andere vanwege de langere doorlooptijd van het project, meerkosten voor ureninzet, extern advies en huurverlenging. De kosten voor de huurverlenging van de Sint Olafststraat 5 zijn deels gedekt uit het voorbereidingskrediet en deels uit de reeds gereserveerde middelen voor BWH (jaarlijkse huurlasten €95.000; huurverlenging loopt tot 1 april 2023 i.v.m. besluitvorming). De overschrijding wordt opgevangen binnen de begroting van programma 10b.

Ja

In de begroting 2023 is voor Burgerweeshuis €8.000.000 gereserveerd en €2.500.000 voor Burgerweeshuis en De Nieuwe Keizer. Afhankelijk van de planning voor de vervolgfase zal de begroting moeten worden bijgesteld.

Ja

In raadsvoorstel 2022-815 dd. 8-11-2022 wordt een toelichting gegeven op het benodigde investeringsbedrag.

Ja

In raadsvoorstel 2022-815 dd. 8-11-2022 wordt een toelichting gegeven op de exploitatie.

Behoeft aandacht

Tijdens de Verkenningsfase van het project huisvesting Burgerweeshuis is geconstateerd dat het project nog veel risico's kent die nu niet volledig te overzien of te beheersen zijn, waardoor de kosten van het project kunnen oplopen; deze risico's zijn - naast de vastgoed risico's - gekoppeld aan de ontwikkeling van haveneiland (eigendom/aankoop pand, infrastructuur cq. ontsluiting, parkeren en openbare ruimte, wonen, milieuaspecten). Dit heeft geleid tot de wens om eerst een alternatief te onderzoeken waarin de beide podiumfuncties van Burgerweeshuis en De Nieuwe Keizer op één plek, in één gebouw worden gesitueerd.  

Ja

Behoeft aandacht

Raadsvoorstel in november 2022 gereed, verwacht raadsbesluit in februari 2023. Aanvankelijk ging de planning uit van een raadsbesluit in Q4.

Met het toevoegen van Definitiefase ‘onder één dak’ loopt de realisatie en oplevering vertraging op. Indien gekozen wordt voor het scenario ‘onder één dak’ start de VO fase nadat dit onderzoek is afgerond, d.w.z. 6 maanden later (exclusief besluitvorming).

Behoeft aandacht

De communicatie vanuit het project waarin zowel Burgerweeshuis als de gemeente zijn vertegenwoordigd, hangt nauw samen met de huidige situatie aan de Bagijnenstraat en de relatie met omwonenden. Vanwege de opgelopen vertraging kan de communicatie met de buurt onder druk komen te staan.

Dit project hangt nauw samen met 2 andere gemeentelijke trajecten waarover besluitvorming nog moet plaatsvinden, namelijk:  

• Ontwikkelbeeld Bergweide 3-4 en Havenkwartier en de aangenomen motie over wonen: de beide moties (BWH en Havenkwartier) hebben invloed op welke locatie en welke type woningen worden gebouwd op het Haveneiland.
• Ambitiedocument Wonen en Voorzieningen – versterken arbeidsmarkt en verjongen: het belang van voorzieningen voor jongeren, waaronder een toekomstbestendig poppodium in het Havenkwartier, wordt in de routekaart onderschreven. Daarnaast zit er een stevige ambitie op groei en daarmee druk op (nieuwe) woningbouwlocaties.